Elektronisk korrespondance

Af: Chefinstruktør P.-H. Bergmann

Salgsbreve, mødebekræftelser, tilbud og ordrebekræftelser - du kender det. Først skal de skrives. Måske gør du det selv, måske får du andre til det. Så skal de i kuverter, dernæst frankeres og så sendes - det tager jo en evighed. Det er jo meget nemmere at sende en mail.

Ja, det er meget nemmere - men hvornår har du sidst sendt den bedste mail du nogensinde har fortrudt? Hvor tit husker du at læse korrektur på en mail før du trykker send? Lige pludselig er den på vej, og så er det for sent at ændre på det.

Der er ingen tvivl om at den elektroniske vej ikke bare er fremtid, men i høj grad nutid. Derfor er det vigtigt at gøre det rigtigt, så misforståelser og fejl undgås.

Alt salg handler om dialog.

"Mennesker køber mennesker, og mennesker køber engagerede mennesker først"udtalte den tidligere Chrysler-boss Lee Iacocca for mange år siden. Og den holder stadig i vores univers. Der er stadig ingen lette løsninger - heller ikke med moderne teknologi - din stemme og dit engagement kan du ikke overføre elektronisk.

Telefonen kan ikke erstattes, når:

Du skal booke møder. Så skal du ringe, det skal ikke gøres pr. mail - det er for nemt at afslå og du får ingen chance for at tackle de indvendinger kunden måtte komme med - du får i værste fald - blot et "nej".

Det samme gælder når du skal følge op på tilbud - her skal du også ringe.

Brevet som sendes pr. post kan erstattes, når:

Du skal bekræfte en mødeaftale og fremsende en agenda. Vi anbefaler at du ikke blot skriver i løbende tekst i mailen, men at du vedhæfter et dokument - så ved du hvordan formatet er. Husk at skrive i mailen hvad du vedhæfter, det gør det lettere for kunden at sortere spam fra.

Du kan også - hvis det er aftalt med kunden - booke direkte i Outlook eller Lotus Notes, og i tekstfeltet skrive den agenda du vil drøfte med kunden, samt hvem der deltager fra dit firma - hvis der er andre end dig selv.

Når du booker direkte via Outlook eller Lotus Notes har både kunden - og ikke mindst du selv mødet i kalenderen.

Kan du sende et tilbud elektronisk?

Svaret er indlysende: Selvfølgelig kan du det. Noget helt andet er, hvor klogt det er.

Som hovedregel sender vi aldrig tilbud. De bliver altid afleveret personligt, så får vi nemlig mulighed for at uddybe det vi har skrevet, for at behandle eventuelle indvendinger og uklarheder - og til at pakke prisen ind i endnu flere fordele.

Hvis du alligevel vælger at sende tilbudet - og det kan der da være en god grund til, så vil vi stadig anbefale, at det sendes pr. post. Det bliver lidt sværere for kunden at sende det videre til en konkurrent.

En anden erfaring vi har gjort os er, at et tilbud kan gøre sig rigtigt godt i PowerPoint, både som printversion og/eller vedlagt på en CD. I PowerPoint er det lettere at lave grafik, og gøre tilbudet lidt mere "sexet".

Brevet kan erstattes, når:

Du skriver tak for sidst, når du skal have afklaret enkelte punkter, give korte beskeder m.v. - så er mailen fin - flere og flere bliver så mobile, at de kan læse- og besvare deres mails overalt.

Hvad med SMS? Ja, hvad med SMS. Alle SMS’er jo i dag - hele tiden - også med på motorvejen - det vil vi ikke anbefale. Men til korte beskeder og bekræftelser er det fint.

Vi vælger at aftale kommunikationsformen med kunden, så undgår vi også misforståelser.

Konklusion

Brug telefonen til at booke møder. Brug mailen til at bekræfte og sende agenda, aflever tilbudet personligt, følg op pr. telefon, bekræft pr. mail. Så er alle parametre i spil, og dit salg bliver ligesom LADEGAARD A/S’ undervisning: Blended.